Gérer une association

Dans le contexte d’une association donnée, un menu de gestion apparaît si votre rôle vous permet de gérer l’association.

Gestion des bénévoles

class benevalibre.association.models.Engagement(*args, **kwargs): Les bénévoles sont « engagé⋅e⋅s » dans l’association par le biais d’un rôle. Par conséquent l’ajout ou le retrait d’un⋅e bénévole à une association n’affecte pas directement le compte de la personne ; cela n’affecte que l’engagement qui lie l’association au compte.

Gestion des actions de bénévolat

class benevalibre.benevalo.models.Benevalo(*args, **kwargs)

Les actions de bénévolat sont au cœur du logiciel Bénévalibre. Elles sont attachées :

à un⋅e bénévole ;
à une association ;
à un éventuel projet ;
à un éventuel niveau de bénévolat ;
à une catégorie.

Elles ont pour attribut un titre, une éventuelle description, une durée de bénévolat et/ou la distance si l’action de bénévolat implique un déplacement.

Elles comportent également une date d’exécution. Dans l’hypothèse où l’exécution s’est étalée dans le temps, on peut définir une période d’exécution en reseignant une date de fin d’exécution.

Export des actions de bénévolat

Il est possible d’exporter les données d’activité de votre association. En se rendant dans « Gérer les bénévolats », un menu s’ajoute au haut de l’écran, intitulé « Exporter les données ».

Trois formats sont proposés :

format tableur pour LibreOffice (fichier .ods)
format CSV à importer dans un tableur (fichier .csv)
format JSON pour les développeur·euses / outils spécialisés (fichier .json)

Le format ODS pour LibreOffice est le plus recommandé.

Pour importer dans Microsoft Excel, la procédure à suivre est un peu alambiquée : il faut télécharger le fichier CSV sur votre ordinateur, se souvenir de l’endroit où il est sauvegardé, puis lancer Excel indépendamment (depuis le menu principal de votre ordinateur, et pas en cliquant sur le fichier). Une fois Excel lancé à vide, il faut aller dans l’onglet « Données », puis dans la section « Données externes » et cliquer sur « Fichier texte ». Une boite de dialogue vous demandera d’aller cherche le fichier CSV. Excel va alors vous proposer des options d’importation et un aperçu du résultat. Il faut choisir « Séparateur : virgule » et valider. Une fois vos données importées, nous vous conseillons de sauvegarder le résultat au format Excel (fichier .xlsx) pour toute manipulation ultérieure.

Mais nous vous conseillons fortement de plutôt installer LibreOffice pour manipuler ce genre de fichiers.

Gestion des niveaux

class benevalibre.association.models.Level(*args, **kwargs)

Les niveaux de bénévolat permettent pour ceux qui souhaitent de caractériser le niveau d’expertise que l’action mobilise. C’est utile par exemple pour les associations qui souhaitent moduler la valorisation en fonction de niveaux d’expertise différents.

Par défaut, si aucun niveau n’existe, ce champ est masqué aux bénévoles.
La saisie de ce champ par les bénévoles est optionnelle.

Gestion des projets

class benevalibre.association.models.Project(*args, **kwargs)

Les projets permettent pour ceux qui souhaitent de ventiler l’activité de l’association sur différents projets, qui vont typiquement durer longtemps et mobiliser des actions dans différentes catégories.

Par défaut, si aucun projet n’existe, ce champ est masqué aux bénévoles.
La saisie de ce champ par les bénévoles est optionnelle.

Gestion des catégories

class benevalibre.association.models.Category(*args, **kwargs)

Les catégories servent à qualifier les actions, par nature. Afin de rendre possible des statistiques inter-associatives, elles sont chacune attachées à une « catégorie d’instance ». Ainsi, chaque association peut personnaliser sa liste de catégories.

La saisie de ce champ par les bénévoles est obligatoire.

Gestion des rôles

class benevalibre.association.models.Role(*args, **kwargs)

Les rôles définissent les permissions dont jouit chaque bénévole. Ces permissions sont, par ordre d’importance croissante :

Liste les utilisat⋅eurs⋅rices : donne au bénévole la possibilité de voir qui sont les autres bénévoles engagés dans l’association.
Délègue ses permissions : donne au bénévole la possibilité de gérer les rôles des bénévoles et de transférer son rôle aux autres bénévoles. Ce rôle implique de lister les autres bénévoles engagés dans l’association.
Gère le bénévolat : donne au bénévole la possibilité de modérer, saisir, corriger ou effacer le bénévolat des autres bénévoles. Ce rôle implique de lister les autres bénévoles engagés dans l’association.
Gère les niveaux, projets, catégories : donne respectivement au bénévole la capacité de gérer respectivement les niveaux, les projets et les catégories.
Gère les rôles : donne au bénévole la capacité de gérer les rôles. Ce rôle permet un accès total à tous les rôles de l’association.
Gère l’association : donne au bénévole la capacité de gérer la totalité des attributs de l’association.

Le « rôle par défaut » est le rôle associé aux bénévoles lorsque ceux-ci rejoignent l’association.

Statistiques d’association

class benevalibre.association.views.AssociationStatsPage(**kwargs)

Cette page permet aux utilisateurs munis de droits d’administration des bénévolats, pour une association donnée, d’avoir accès à des statistiques la concernant, telles que le nombre de bénévoles au total.

Y sont visibles également des statistiques concernant le nombre d’actes de bénévolat saisis, la durée et la distance totale que cela représente, année par année. Mais aussi la répartition des catégories de bénévolats, ainsi que celle des projets et niveaux de bénévolat des associations.

Cette page n’est visible que par les comptes disposant des droits d’administration des bénévolats pour l’association concernée. Tout utilisateur ne disposant pas de ces droits verra une page d’erreur, et les utilisateurs non connectés seront redirigés vers le formulaire de connexion.

Modifier l’association

class benevalibre.association.views.AssociationUpdate(**kwargs)

Il est possible à tout moment de mettre à jour la description de l’association :

som nom, sa description, son site web, etc. ;
son logo ;
sa visibilité ;
ses paramètres de modération ;
ses données statistiques.

Ces dernière données sont anonymes et ne seront utilisées dans un but de recherche et de compréhension du monde associatif.

Supprimer l’association

class benevalibre.association.views.AssociationDelete(**kwargs)

Vous pouvez supprimer une association ainsi :

Gérer puis Modifier l’association ;
se rendre en bas à gauche du formulaire ;
cliquer sur le bouton Supprimer.

Un formulaire de confirmation vous sera proposé.

La suppression de l’association est irréversible et entraine :

la suppression de l’ensemble des paramêtres associés (rôles, catégories, niveaux, projets) ;
la disparition dans les statistiques de l’association ;
la suppression de l’ensemble des engagements bénévoles associés ;
le masquage aux bénévoles de l’ensemble des contributions associées ;
la conservation dans les statistiques de l’ensemble des contributions associées.